Ретроспектива как способ вызвать пермены
Ретроспектива – формат совместной работы группы, который сочетает элементы мозгового штурма, коучинга и обратной связи. Регулярное проведение ретроспектив которые приводит к изменениям – важный признак наличия самоорганизующейся команды. Но в большинстве случаев, ретроспективы это чисто формальный ритуал, который проводится для галочки (ну у нас же скрам). Для успешной ретроспективы необходим фасилитатор (желательно с опытом проведения ретроспектив). Особую важность это играет в новых командах. В этой статье я постараюсь поделиться своим взглядом на ретро и по возможности дать советы по проведению, что бы этот ритуал не превратился в пустую формальность.
Поехали.
Цель ретро
Бытует мнение что цель ретроспективы – улучшить работу команды. Стоп. Вернемся к основе скрама. Основа скрама – самоорганизующуюся команда. Ключевые детали скрам-команды – самостоятельность и самоорганизация. А значит цель ретроспективы – помочь команде улучшить своими силами улучшить свою работу. Зафиксируем это как цель №1.
Это приводит нас к цели №2 – изменение людей. Таким образом получается, что ретроспектива в какой-то степени психотерапия. Она позволяет создать новые привычки, изменить взгляд на что-то, а не просто придумать что-то новое.
Скрам-команда должна сама в ходе ретроспективы определить кто будет отвечать за контроль и применение изменений. Скрам-мастер безусловно наблюдает за этим процессом и направляет его.
Ретроспектива это своего рода коучинг команды самой себя. Попробуйте взглянуть на свои ретроспективы через эту призму.
Чтобы ретроспектива приносила эффект – критически важно чтобы люди были мотивированы к изменениям в целом. Они должны понимать зачем им прилагать дополнительные усилия к изменению себя. Должны понимать куда команда и компания в целом движется.
Как люди меняются
Есть два общих принципа наставничества, которые позволяют выбирать мероприятия для ретроспективы и проводить оценку ее успешности.
1. Познать себя
Для того чтобы изменить себя мозг должен создать новые связи. Чтобы облегчить это нужно создать окно нейропластичности. Для этого первую часть ретроспективы следует построить так, чтобы люди высказали свои эмоции: например, какую погоду напоминают обсуждаемые вопросы.
Это важно и для формирования основы для дальнейшего обсуждения. Сформулировав эмоции, мы подсознательно осозноем свои проблемы и желания и начинаем их решать. Так начинается процесс рефлексии.
Главная задача первой части ретроспективы – генерация тем для обсуждения.
2. Использовать ум
После осознания эмоций, их необходимо классифицировать, оценить и принять решение – хотим мы с ними что-то делать или нет. Выбрать рациональный вариант для применения.
Этому посвящается вторая часть ретро – обсуждение и завершение. Здесь определяются конкретные шаги, цели и ответственный. По-хорошему, ответственные должны определиться сами, но в новой или неопытной команде, допускается разумное подталкивание, для получения первых положительных результатов.
Но даже если вам не удалось сформулировать действия с ответственными за них, то что вы откровенно поговорили об эмоциях – хороший знак. Большинство изменений происходит постепенно и чаще всего неосознанно. Внимательность к ощущениям способствует улучшению самочувствия, а инсайты сами могут возникнуть после.
Главное не перегрузить команду и не формулировать большое количество ожиданий. Иначе ретроспектива будет восприниматься как давление и вместо открытого обсуждения все закроются и примут защитную позицию.
Структура ретроспективы
Ретроспективу можно разделить условнона 5 частей:
- Введение
- Расширение
- Обсуждение
- Сужение
- Резюме
Конкретные активности для каждой части подробно описаны в многочисленных статьях и книгах, существуют также готовые шпаргалки и планы. Поэтому я просто расскажу о том, какую цель преследует каждый этап и зачем.
1. Введение
Если это не самая первая ретроспектива в команде, то начать нужно с подведения итогов решений принятых в конце прошлой ретроспективы.
Ретроспектива это активность, которая в зависимости от зрелости команды может быть как регулярной, так и нет. Задача скрам-мастера добиться того, чтобы команда прониклась этим мероприятием и со временем самостоятельно проводила его. Для этого вы должны показать им, что это мероприятие приносит положительный результат. Поэтому начинать следует с обзора итогов прошлых ретроспектив с упором на достигнутые цели, поставленные по итогам прошедших ретро. Если что-то не удалось осуществить – следует обсудить почему и принять решение отбросить цель или продолжать попытки изменения. На первых ретроспективах допустимо подталкивать команду к конкретным шагам и принятию ответственности, а затем контролировать исполнение.
Цель текущей ретроспективы обязательно должна быть озвучена. Ретроспектива – это рефлексия и самоулучшение рабочих процессов внутри команды.
2. Расширение или Сбор тем
На этом этапе хорошо попросить команду вспомнить рабочие истории произошедшие до ретро и рассказать свои ощущения от них. Вспоминая сложнее избежать столкновения со своими эмоциями, но уже текущими. Если команда испытывает сложность с произошедшими событиями, то можно предложить рассмотреть задачи из прошедшего спринта и предложить им сгенерировать что было хорошо, а что можно было бы в них улучшить.
При проведении регулярных ретроспектив стоит менять используемые активности, чтобы люди вместо погружения в рефлексию не совершали шаблонных действий.
В конце этапа необходимо провести кластеризацию проблем и если их получилось довольно большое количество, то провести голосование и выбрать наиболее критичные темы для дальнейшего обсуждения.
3. Обсуждение
Вы обсуждаете выбранные вопросы и углубляетесь в способы их решения. В зависимости от количества тем и участников можно использовать либо последовательное либо параллельное (групповое) обсуждение.
По итогу решения кластеризируются и проводится голосование.
4. Сужение или Завершение
Здесь проводится проработка конкретных шагов. Важно направить фокус на небольшое количество улучшений, которые реально осуществить. Еще более важно сконцентрироваться на вопросах которые явно имеют сторонников и желающих взять ответственность за решение. Поскольку наша конечная цель – саморазвитие команды и в дальнейшем ее самоорганизация.
Иногда стоит попробовать решить не самую эффективную проблему, для того чтобы команда получила опыт самостоятельности. Компромиссы и согласования – убивают инициативу, а именно она нам и нужна.
Если команда недостаточно опытна, то нужно их убедить, что для выбранных улучшений будет выделено время и необходимые ресурсы.
Обращайте внимание, чтобы цели и предлагаемые улучшения были конкретизированными.
5. Резюме.
По окончанию проведите коротки (до 5 минут) сеанс сбора обратной связи о прошедшем мероприятии. Что понравилось, что можно сделать лучше. Можно провести это в формате интерактивного голосования. Это позволит не только улучшиться, но и закрепить результаты встречи.
Лучшие практики
Есть несколько проверенных временем и опытом правил, которые важно не забывать:
- Ограничения по времени. Старайтесь уложиться в 1,5-2 часа. Для опытной команды тайминг примерно такой:
- 5 минут вступление
- 15 минут – генерация идей
- 20-30 минут – сбор тем и кластеризация
- 20-30 минут – проработка шагов
- 5 минут – завершение
- Применение практик фасилитации:
- правило поднятой руки
- голосования при затяжных дискуссиях
- паркинг ответвлений
Итого
Проводя ретроспективы хотя бы раз в 2-4 недели спустя время вы должны заметить позитивные изменения в команде и растущее вовлечение. Хороший признак принятия мероприятия – улыбки на лицах участников и расслабленная атмосфера.