Тайм-менеджемент или Управление хаосом?

Нехватка времени, “горящие сроки”, вынужденная спешка, стресс следующий за всем этим. Знакомые слова? А как часто вы говорите себе: в следующий раз я все спланирую заранее, не буду распыляться на много задач или сделаю все и сразу? Каждый менеджер сталкивается с этим понятно. А у начинающего менеджера чаще всего возникает вопрос – какая же стратегия управления временем самая эффективная? Спешить или не спешить? Выполнять все последовательно или параллельно? Как не жалеть о неэффективности? В этой статье в найдете ответы на эти вопросы.

Недолгий полет

Постарайтесь вспомнить или представить ситуацию при которой вы в последний раз жалели о своей неэффективности. Когда у вас висит несколько горящих задах с высоким приоритетом, в почтовом ящике с десяток непрочитанных сообщений, телефон разрывается от количества звонков … В таких ситуациях чаще всего хочется поддать газу и быстрее со всем разобраться. Но почему-то мозг едва соображает, а сконцентрироваться даже на самом простом не удается.

Так происходит из-за большого количества входных данных, которые подаются мозгу на обработке. И происходит перенасыщение мозга. В такие момент возникает ощущение “поехавшей крыши”. 

Как показали исследования ученых в области когнитивной психологии наша кратковременная память (она же когнитивная) позволяет запоминать 7(+/- 2) объекта, которые требуют повышенного внимания и контроля. При превышении этого количества мозг выделяет адренали для ускорения мыслительных процессов одновременно с этим отправляя сигнал тревоги. Такая реакция мозга в течении продолжительного времени утомляет вызывая истощение. Мы пытаемся охватить все больше и больше данных, мозг старается выделить адреналин, но в конце концов ресурс истощается и появляется раздражение при добавлении новой информации.

Такие ощущения очень часто приводят к постоянным переработкам, но только ухудшают ситуацию. Замерьте свою производительность в последние часы переработок если не верите. Алгоритм переработки, когда вновь и вновь приходится браться за работу чтобы наверстать упущенное прекрасно работает на коротком промежутке времени (например в течении 1 спринта), но негативно сказывается при длительном использовании (более 3 спринтов подряд). Можно оказаться однажды в ситуации, когда переработки станут чем-то обычным и будут носить постоянный характер. Вы окажетесь в болоте трудоголизма из которого можно уже не выбраться.

Выход из болота трудоголизма усложняет то, что человек становится гиперответственным, появляется зависимость к созданию проблем, чтобы их решить благодаря новой порции адреналина, а чтобы ее получить надо создать еще одну проблему. Начинается работа на износ мозга, который не успевает восстановиться и постепенно день ото дня качество работы падает, снижается производительность и наступает “выгорание”.

Работа над проектом от заката до рассвета – не всегда самый лучший способ показать свою преданность компании или коллегам. На длительном промежутке времени это снижает качество вашей работы, что дорого обходится вам и вашим коллегам.

Работа должна быть в удовольствие и эффективной

Главные помошники в управлении временем – планирование и приоретизация. Наибольшее сопротивление им оказывают энергичные руководители из которых энергия бьет ключом через край. “К черту планирование?! Вперед действовать!”. Только в какую именно сторону и как двигаться вперед они сказать не могут, как и то, что ожидает нас когда мы туда придем. 

Безуловно некоторые вещи необходимо решать на ходу и лучшую традицию почерпнутую у американских коллег “Время – деньги” никто не отменял. Но это не означает, что необходимо целиком и полностью отвергнуть планирование.

Люди способные на ходу придумать и реализовать без планирования и приоритизации задачи, которые приводят к желаемым результатам существуют – они гении менеджемента с момент рождения, но их единицы и они скорее исключение.

Позиции “После нас хоть потоп”, “Лучше синица в руках”, “Все надо сегодня, а до завтра еще дожить надо” в корне неверны. Все они приводят к одной отмазке суть которой “Информации было слишком много, чтобы можно было что-то спланировать и организовать”. 

Да, планирование и приоритезаци – не работа. На них не выделяется отдельное время, в большинстве ситуаций и компаний. Но они помогают упорядочить грядущий хаос, настроить делегирование, выстроить исполнение и контроль задач, позволят принять оптимальные решения на ходу, когда будет нужно. Кроме того выполнение пунктов плана, особенно приоритетных будет способствовать выделению эндорфинов, которые были честно заслужены.

Борьба с парадоксами планирования

Сделать все – невозможно. Стремится к идеалу – хорошо, но возводить это в абсолют – опасно. Желание все переделать и решить проблемы самостоятельно только навредит рабочему процессу. Нужно уметь правильно расставлять приоритеты и следить, чтобы каждый (включая вас самих) занимался только приоритетным для него делом.

Вот основные принципы, которые могут в этом помочь:

• При опоздании мы сразу начинаем терять контроль над ситуацией из-за паники и стресса. Остановитесь, выдохните, дайте себе успокоиться. Посмотрите на план и приоритеты, сверьтесь, перепланируйте выполнее того, что в данный момент наиболее важно.
• За одну единицу времени можно эффективно и качественно выполнить только одно дело.
• Если вы не специалист экстракласса и не гуру в своей области не старайтесь работать быстрее. В этом случае ваш средний темп будет ниже чем у среднестатистического специалиста в вашей области.
• Не перерабатывайте сегодня, если есть возможность сделать завтра. Задержавшись на несколько часов после окончания дня вы можете потратить 2 часа на задание, которое займет порядка 30 минут завтрашним утром.
• Чувствуете, что теряете контроль? Остановитесь и осмыслите, что вы собираетесь делать. Как это коррелирует с текущим списком критичных приоритетов? Сосредоточтесь на том, что наиболее важно в текущий момент

Пожиратели времени

Чтобы эффективно тратить время нужно разобраться куда оно уходит, на что вы его тратите, кто его ворует. Выделите один или несколько дней, когда вы для эксперимента хронометрически и детально будете записывать свою активность. Это позволит вам увидеть свои “временные ловушки”.

Собранная информация покажите вам примерный список того, что оказывает влияние на вашу деятельность. Вот несколько основных виновников потери времени:

• выяснение цели поставленной задачи;
• определении методов достижения цели;
• определение приоритета задач;
• невозможность сказать “Нет” плохо сформулированной и неясной задаче;
• большое количество задач с высоким приоритетом и требующих высокой концентрации;
• отсутствие видимых перспектив выполняемой работы;
• отсутствие мотивации;
• много постороннего шума на рабочем месте;
• ответы на телефонные звоник/email во время выполнения критически важных задач или задач требующих высокой концентрации, которые никак не связаны с решаемой проблемой/задачей;
• общение с визитерами во время выполнения задач, а иногда и получение новых задач во время выполнения текущих;
• отсутствие координации действий с коллегами;
• отсутствие возможности делегирования работы;
• плохая организация хранения информации необходимой для работы;
• постоянные совещания/планерки не связанные с работами по текущему проекту;
• личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины;
• конфликты с коллегами;
• стремление собрать и получить всю необходимую для решения задачи информации прежде чем приступать к решению – перфекционизм.

Как все-таки планировать?

Планировать задачи не сложно. Для начала необходимо зафиксировать минимально необходимый набор входных данных без которых нельзя приступать к работе.

Полученный набор данных сгруппировать по общим признакам. Помните, что слона можно съесть, если делать это по частям. Проводим декомпозицию полученных задач, до уровня “одно событие – одна задача”. Полученные задачи можно распределять между сотрудниками и контролировать их выполнение. Разбросайте полученный список по календарю чтобы ориентироваться в сроках.

Получилась последовательность событий, которая приводит к конкретному результату и каждый видит свой вклад на этом пути.

Следует помнить, что жизнь непредсказуема и даже в самый лучший план она способна внести коррективы. Вам придется пересматривать его, чтобы не сбиться с намеченного курса и дойти до конечной цели. В этом вам помогут приоритеты. Их придется менять. Часто.

Для кратковременного планирования можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Она позволит при пересмотре приоритетов не потерять, важное и более ценное.

Планирование рутины

Характер и особенности вашей деятельности подскажут вам как часто необходимо планировать работу. Рутинные задачи всегда стоит планировать заранее на периодической основе (например, раз в квартал). Постоянно повторяющиеся задачи стоит группировать в блоки (работа с почтой, звонки и т.п.). Для меня оптимальное количество заходов в почту – не более 5 раз в день, если не было какой-либо договоренности с клиентом (если только работа с почтой не входит в ваши прямые обязанности, например вы менеджер по продажам). А что же делать со срочными обращениями? Для этого есть телефон, в первую очередь рабочий, если уж совсем горит и нерабочее время, то есть и личный контакт.

При этом не надо забывать, что для переключения между задачами необходимо не менее 15 минут. Не стоит забывать и о биоритмах – у всех они свои. Не занимайтесь мозговым штурмом с утра, если у вас пик активности во второй половине дня. Так же не стоит браться за сложные задачи сразу после обеда. Организм какое-то время будет занят превращением полученной пищи в необходимую ему для работу энергии и мыслительные процессы будут не столь эффективны.

Лягушки, якорь, НЕТ

Существует 3 действенных способа как повысить свой рабочий настрой и уровень дофамина в процессе работы.

“Лягушки”

Выберите самое важное на сегодняшний день задание, но при этом неприятное и “съеште” в начале дня. Вам станет приятнее и комфортнее, а все остальные активности в течении дня пройдут легче. У вас не появится яркого отторжения при исполнении других задач, так как вы уже сделали самое неприятное.

“Якорь”

Определите для себя событие или действие успешное завершение которого будет ключом к успешному дню. Выполняйте это событие на регулярной основе. С помощью этого способа даже мелкое или незначительное действие можно сделать ключом к успеху.

Обоснованное нет

Не берите на себя нереальных обязательств. Отказывайтесь от задач, которые в данный момент могут выбить вас из ритма и графика. Научитесь говорить “Нет” неясным постановкам и сомнительным идеям коллег. Контролируйте хаос вокруг себя  и ограничивайте количество вводных.

Производительность труда в программировании

Проанализировав процессы, которые необходимо реализовать на пути достижению поставленной цели вы обнаружите такие, которое можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим – это поможет вам освободить свое время и сэкономить его для более важных дел.

Как показывает практика на производительность труда программиста никак не влияет размер заработной платы и опыт. А вот коллеги и рабочее окружение как раз оказывают весомое влияние. 

Для плодотворной работы программисту нужны: достаточный объем рабочего места для выполнения своих задач, тишина, возможность уединиться, возможность отвлечься на внешние факторы.

При не комфортной рабочей обстановке работник начинает искать место где он может спрятаться чтобы нормально поработать. 

Для организации хорошего рабочего окружения начните со своего рабочего места. Вы должны в нем свободно ориентироваться в любой ситуации. Придумайте удобную структуру для организации рабочих документов. 

Любопытные факты о производительности:

• Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  
• Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  
• Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.